Dit hersenspinsel heeft een cryptische titel. Het is natuurlijk zaak zoveel mogelijk zoekwoorden in de titel van een blog te zetten en jouw aandacht te trekken. Is dat gelukt? Laat me je dan uitleggen wat dit betekent…
De start als visueel projectmanager
Ik neem je mee terug naar 2016. De afgelopen negen jaar werkte ik bij de gemeente Hilversum. Ik startte als projectassisitent voor de herinrichting van een woonwagencentrum en een groot programma over de bereikbaarheid van de mediastad. In die negen jaar groeide ik naar projectmanager en senior projectmanager. Af en toe begeleidde ik een bouwproject, maar ik had vooral infrastructurele en openbare ruimte projecten in mijn portefieulle.
Mijn missie was om de beste infraprojectmanager van de gemeente te worden. Toen ik van de drie projectmanagers als enige over was, stelde ik vast dat het was gelukt. Bovendien kwam niet veel later het moment waarop ik projecten voor een tweede keer kreeg. Met de evaluatie net afgerond, kwam vanuit een verandering in beleid of politiek een nieuw idee voor hetzelfde plein. Zo gaat dat. Maar voor mij was de spanning er af.
Terug naar de jaren voordat ik vertrok.
Ik startte met tekenen in de vergaderingen die ik leidde. Met 22 mensen aan de tafel, zocht ik een manier om het voorzitten en verslagleggen gemakkelijker te maken voor mezelf. Met kleine symbooltjes en steekwoorden onthield ik wat werd gezegd en kon ik het verslag typen. Totdat ik uit tijdgebrek een keer mijn aantekeningen kopieerde en de keer daarop mijn tekening verbeterde in plaats van het verslag typte. De positieve reacties namen toe en ik werd aangemoedigd mijn vaardigheden te verbeteren.
Toen ik vertrok bij de gemeente Hilversum was mijn voornemen om mezelf voortaan als visueel projectmanager aan te prijzen.
De Centrumroute in Leiden
Mijn eerste opdracht als gedetacheerde projectmanager vond ik bij de gemeente Leiden. Zij zochten, en vonden, een projectmanager voor het realiseren van de route voor een regionale bus door het centrum van de stad. De route van Zoetermeer naar Leiden, en andersom, valt in het programma Hoogwaardig Openbaar Vervoer. Het zijn de rode bussen die vaak rijden, als een metro, en vaak een vrijliggende busbaan hebben buiten de bebouwde kom. Vaker en snelller een verbinding dus.
De uitdaging was om deze busroute in te passen in een historisch centrum met veel verschillende verkeersstromen. Zowel die historie als al het andere verkeer was een uitdaging, om nog maar te zwijgen over de afstemming met andere projecten in ruimte en tijd.
Het was deze opdracht waarbij ik alle vaardigheden die ik had vanaf het begin inzette én mijn huiswerk van de opleiding Visueel Leiderschap van De Betekenaar direct in kon zetten. Mijn kwaliteiten als visueel projectmanager gingen met sprongen vooruit.
Visueel Projectmanagement
Het visueel werken als projectmanager betekent dat ik altijd de flip-over gebruik, goede stiften altijd in mijn tas zitten en de doelen van het project continue in beeld zijn.
Het grote voordeel van visueel werken is dat letterlijk in beeld is waar je over praat.
Door de flip-over te gebruiken, laat je zien dat iedereen gehoord wordt. Het gevolg is dat die ene persoon die altijd de boventoon voert, ziet dat hij/zij gehoord is en stil kan worden. Daardoor ontstaat ruimte (tijd) voor de introvertere projectmedewerker om zijn/haar zegje te doen en ook de bevestiging te krijgen dat het gehoord is. Zo oogst je meer perspectieven en kan je een evenwichtiger gesprek voeren.
Het tekenen van praatplaten heeft als voordeel dat het team de focus op de opdracht houdt. Hoe vaak gebeurt het niet dat je aan het einde van de vergadering van het projectteam tot de conclusie komt dat je meer stappen in de berm hebt gezet dan op de weg naar je doel? De praatplaat kan gaan over het doel van het project, maar ook over het doel van de bijeenkomst. Voor dat laatste teken je bijvoorbeeld een template waarin je start met de uitgangspunten en eindigt met de takenlijst. De stappen daartussen zijn de agenda van je overleg.
Ik sprak hierover met Anna Schakel in haar podcast The Flow Show. Op dat moment wist ik nog niet dat dát gesprek zou leiden tot onze samenwerking in Glorieus Falen, maar dat is een ander verhaal…
Opening van een project
Terug naar Leiden. Dat deed ik in januari voor de opening van de Centrumroute.
Het project is opgedeeld in vier fases. Tijdens mijn opdracht werkten we aan de voorbereidingen van de eerste drie fases en de uitvoering van de eerste fase. Een paar jaar later is het geheel gereed en rijdt de rode bus elke acht minuten de gewenste route door het centrum van Leiden.
Ik was een uurtje voor de start van de opening op het station en liep de Centrumroute tot aan het deel dat ik al eerder had gezien. Die wandeling duurde ‘onnodig’ lang, want ik stopte om de haverklap om te kijken naar de details. Hoe ziet de gekozen verharding er in de praktijk uit? Hoe stevig liggen de natuurstenen tegels er nu bij? Hoe is het ontwerp dat we samen met bewoners maakte in de praktijk? Hoe wordt de groene omgeving werkelijk gebruikt? Hoe halteert de bus en wat gebeurt er met het verkeer er achter? Ik zag al het onderzoek-, praat- en tekenwerk in de praktijk functioneren en dat gaf een heel voldaan gevoel.
Tijdens de borrel sprak ik met alle oudcollegas van de gemeente Leiden en de provincie Zuid-Holland. Ik vroeg hen naar de ervaringen in dit project, wilde weten hoe het samenwerken in andere projecten gaat en bedankte voor de opdrachten voor visuele verslagen en praatplaten die ik nog altijd van en via hen krijg.
De opening van een project is een feestje met het projectteam, omwonenden en andere betrokkenen. Ik was positief verrast dat ik als oud-projectmanager uitgenodigd werd hiervoor en greep die kans op contact en reflectie met beide handen aan. Natuurlijk was dit ook gelukt zonder visueel projectmanagement, maar ik ben blij dat ik tijdens deze opdracht mijn vaardigheden kon uitbouwen en weet zeker dat we daardoor efficiënter hebben gewerkt.
