Herinner je je nog wat je deed op 25 mei 2019? Voor mij was het een dag vol gemeentelijke politiek, waar ik als MOS Projectfacilitator betrokken was bij een bijzondere zelfevaluatie van de gemeenteraad van Hilversum. In dit blogartikel neem ik je mee in mijn ervaring en leg ik uit hoe een visueel verslag een krachtig instrument kan zijn bij het samenvatten en presenteren van complexe informatie.
Het belang van een visueel verslag in de gemeentelijke politiek
Als je ooit betrokken bent geweest bij gemeentelijke politiek, weet je dat er tijdens vergaderingen veel informatie wordt uitgewisseld en standpunten worden besproken. Het kan een uitdaging zijn om alle details bij te houden en naderhand een duidelijk overzicht te hebben van wat er is besproken. Hier komt het visuele verslag om de hoek kijken.
Een visueel verslag is een krachtig middel om informatie op een heldere en beknopte manier weer te geven. In plaats van een lange tekst of een stapel notities, biedt een visueel verslag een overzichtelijke samenvatting die direct de essentie weergeeft. Door gebruik te maken van tekeningen, symbolen en visuele elementen kan complexe informatie worden vereenvoudigd en gemakkelijker worden begrepen door een breed publiek.
Tijdens de zelfevaluatie van de gemeenteraad van Hilversum waren de gemeenteraadsleden verdeeld over meerdere gesprekstafels. Mijn opdracht was om alle gesprekken aan tafels volgen en de grote lijnen op te pikken. Ik bewoog me tussen de verschillende groepen en luisterde aandachtig naar de discussies. Op mijn tablet maakte ik aantekeningen en creëerde ik direct visuele representaties van de besproken onderwerpen.
Aan het einde van de bijeenkomst presenteerde ik mijn visuele verslag in slechts 15 minuten. Doordat ik met mijn tekening vertelde wat ik had opgevangen, werd het verhaal compleet en herkenbaar voor de aanwezigen. Het visuele verslag bood een overzichtelijke samenvatting van de zelfevaluatie, waardoor de bijeenkomst op een goede manier werd afgesloten.
— tekst gaat verder onder de afbeelding —
1 verslag maken van 7 parallelle gesprekken? Het kan!
Terwijl de raadsleden in gesprek waren aan hun tafels, liep ik door de ruimte en ving van ieder gesprek de kern op. Zo maakte ik 1 visueel verslag van 7 gesprekken die tegelijkertijd werden gevoerd. Dat kan! Maar vraagt een andere manier van werken van de tekenaar en levert een ander resultaat op.
Het begint allemaal met een grondige voorbereiding. Voordat ik aan de slag ga, lees ik me uitgebreid in over het onderwerp, zodat ik alle het gesprek goed begrijp. Dit stelt me in staat om tijdens de vergadering alle belangrijke punten op te vangen en te verbinden.
Daarnaast is mobiliteit essentieel bij het maken van een visueel verslag vanuit meerdere perspectieven. Ik moet me vrij kunnen bewegen tussen de tafels zonder de gesprekken te verstoren. Om dit te vergemakkelijken, maak ik gebruik van een tablet, waarop ik digitaal teken. Dit stelt me in staat om snel en efficiënt aantekeningen te maken en ter plekke visuele representaties te creëren.
Het eindresultaat, het visuele verslag, vertelt over de grote lijnen uit de gesprekken. Ik kan simpelweg niet alle details horen en tekenen en zal onderdelen missen die wel van belang zijn. Dat we de grote lijnen met elkaar delen past natuurlijk bij de vorm van gesprekstafels of werkgroepen en het is altijd goed om je af te vragen of de werkvorm en de oogst passen bij het vervolg dat je wenst.
Een visueel verslag dient als een krachtig hulpmiddel om belangrijke informatie te communiceren, zowel tijdens vergaderingen als naderhand. Het biedt een blijvende herinnering aan de besproken onderwerpen en maakt complexe informatie begrijpelijk en toegankelijk voor een breed publiek.
Maak indruk met visuele verslagen in de gemeentelijke politiek!
Ik heb gezien hoe krachtig een visueel verslag kan zijn bij het vastleggen en communiceren van complexe informatie in de gemeentelijke politiek. Het stelt raadsleden, beleidsmakers en andere betrokkenen in staat om snel inzicht te krijgen in de belangrijkste punten en beslissingen die tijdens vergaderingen zijn genomen.
Ben jij actief in de gemeentelijke politiek en wil je ook profiteren van de voordelen van een visueel verslag? Neem dan contact op ontdek hoe ik je kan helpen bij het visueel samenvatten en presenteren van belangrijke bijeenkomsten. Laat geen waardevolle inzichten verloren gaan en maak indruk met heldere en beknopte visuele verslagen!
