Het evalueren van projecten is een terugkerend onderwerp van gesprek voor projectmanagers. We zijn het er over eens dat evalueren nuttig kan zijn en zou moeten gebeuren, maar vaak belandt het op een digitale stapel of blijft het op de actielijst staan.
“Maar wie doet er daadwerkelijk iets met de uitkomst?” is dus een veelgestelde vraag.
Belangrijker nog: het is een vraag waar zelden een goed antwoord op volgt.
Hierdoor wordt evalueren ingewikkeld en een last die de projectmanager met zich meedraagt.
Hoe fijn zou het zijn als evalueren makkelijk is? Als het kennis en energie oplevert? Als het je zoveel brengt dat je met (een beetje) plezier na elke fase evalueert?
Als jij een goede projectopdracht en goede opdrachtgever hebt, zijn er slechts 3 stappen nodig.
De goede projectopdracht
Je weet alleen wat je moet evalueren als vooraf duidelijk is wat je te doen had. Dat klinkt logisch toch? Het betekent dat jouw projectopdracht scherp moet zijn op de onderdelen die cruciaal zijn voor het slagen van het project.
Stel dat de benodigde capaciteit nog niet bekend is of onbelangrijk is, dan kan je geen beoordeling op de ingezette capaciteit geven in je evaluatie. Je kan natuurlijk wel een opmerking maken zodat je bij een vergelijkbaar project een betere inschatting kan maken.
Bij een goede opdracht hoort ook een goede opdrachtgever. Professioneel opdrachtgeverschap is helaas nog steeds een ondergeschoven kindje in het projectmanagement. Dat is jammer, maar niet iets om je schouders over op te halen.
Als projectmanager speel jij een rol in die professionalisering! Jij bent degene die de opdrachtgever kan vertellen wat je nodig hebt om te zorgen voor een succesvol project en een energiek projectteam.
Jouw opdrachtgever is degene die over de projecten heen kijkt en op een ander niveau aan hetzelfde doel werkt. Ook op dat niveau is een goede evaluatie goud waard voor de groei van personen, vakgroepen en organisaties.
Als jouw opdrachtgever in positie is, kan jij een hele gerichte evaluatie uitvoeren op een projectfase of een heel project. Jouw opdrachtgever kan dan vanuit zijn of haar positie de belangrijkste leerpunten benoemen en delen.
Stap 1: Bepaal met wie & hoe je evalueert
Het valt me steeds vaker op dat projectmanagers de evaluatie alleen schrijven. In hun uppie. Maar projecten realiseren is toch een teamsport? Of werkte je het hele project alleen? Dan moeten we het daar eens over hebben!
Je hebt je project gedraaid met een projectteam. Misschien zijn er wisselingen geweest in de bezetting, maar samen met dit team heb je een prestatie neergezet waar jullie trots op zijn en waar de klant mee geholpen is. Het is dus logisch dat jij dit team betrekt bij je evaluatie.
Naast het team waren er in de organisatie ook andere mensen betrokken bij het project. Dit zijn de mensen die wel een bijdrage leverden, al was het in de zijlijn. Misschien deed jij een aantal keer een beroep op een communicatieadviseur of een jurist, een accountant of.. de opdrachtgever! Vergeet ook een stuurgroep of bestuurder niet.
Waarschijnlijk werkte je ook samen met externe partijen. Aannemers, stakeholders, klanten, bewoners…
Als je het netwerk in beeld hebt, maak je een middelenmix. Dat woord komt uit de communicatie- en marketingwereld, maar kan je prima toepassen op je evaluatie. Je hebt tenslotte een boodschap en een doelgroep.
Een bijeenkomst, of een vragenlijst, een uurtje een-op-een of een projectbezoek? Waar kies jij voor?
Stap 2: Doelgericht vastleggen
Waarschijnlijk is er in jouw organisatie een vast format waarin je de resultaten van de evaluatie vastlegt en is afgesproken waar je het opslaat. Dat is maar goed ook, want stel je voor dat over 10 jaar iemand jouw evaluatie opzoekt bij een vergelijkbaar project. Dan wil je jouw collega van de toekomst helpen. Toch?
De vraag is natuurlijk wel of de evaluatie van een specifiek project helemaal uit de verf komt in dat format. Stel jezelf daarom altijd deze vragen:
- Heb ik de leerpunten heel expliciet gemaakt?
- Is de evaluatie confronterend genoeg?
- Heb ik omschreven waar een ander heel goed op moet letten om niet dezelfde missers te maken?
Dit betekent vaak dat de verslaglegging van je evaluatie doelgroepgericht is.
Nog zo’n marketingterm! Wat ik bedoel is dat je de leerpunten duidelijk koppelt aan een rolhouder én dat er bij een vergelijkbaar project(onderdeel) bewust aandacht wordt besteed aan het verbeteren.
Stap 3: Deel je leerpunten
Het klinkt zo logisch, maar wordt zo vaak vergeten: vier je succes en deel je leerpunten.
Ook hiervoor kies je weer de juiste doelgroep. Je wilt tenslotte geen publiek dat in slaap valt of liever e-mails wegwerkt terwijl jij praat.
Je doelgroep voor het delen van jouw conclusies kies je op basis van de rol of de inhoud. Dit kunnen andere projectleiders zijn, maar als jouw evaluatie echt impact mag maken kies je de rolhouders die het meest te leren hebben van jouw casus.
Kom op! Maak impact met jouw projectevaluatie!
